1. Rekisterinpitäjä
Cosmic Thing Oy
Y-tunnus: 3144692-9
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Ilkka Immonen
+358 (0)50 3286124
saakiljua@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Cosmic Thing Oy / Saa kiljua verkkokaupan asiakasrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus (evästeiden hyväksyntä, vapaaehtoinen liittyminen sähköpostilistalle tai ostotapahtuma)
– sopimus, jossa rekisteröity on tai on ollut osapuolena
Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.
Rekisterissä käsiteltäviä tietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja voidaan käsitellä ostotapahtuman, uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.
5. Rekisterin tietosisältö
Keräämme henkilötietoja asiakassuhteen hoitamista varten. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Rekisterinpitäjän ja asiakkaan välinen sopimus ja siitä johtuvat lakisääteiset velvoitteet. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Asiakkaan perustiedot (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka). Asiakkuuden perusteella syntyvät tiedot, asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot, palvelun tilaukseen ja sisältöön (ostotapahtuma) liittyvät tiedot, asiakashistoriaan liittyvät tiedot, asiakastyytyväisyyteen liittyvät tiedot sekä markkinointi- ja asiakaspalvelutoimenpiteisiin liittyvät tiedot. Verkkosivuille päätymiseen ja sivuilla toimimiseen liittyvät tiedot sekä hakusanat. Maksamiseen liittyviä tietoja tai henkilötunnuksia kerätään vain siltä osin, kuin on tarvittavaa maksutapahtuman suorittamiseksi maksupalveluntarjoajan palvelussa.
Henkilötietojasi vastaanottavat:
– yrityksemme ja sen työntekijät
– maksunvälittäjä, joka vastaanottaa maksusi
– kuljetusyritys, joka kuljettaa tilauksen
– tilitoimisto sekä tilintarkastaja, joka vastaa yrityksen kirjanpidollisista asioista
– verkkosivuston ylläpitäjä
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään verkkokaupan tilaus- tai palautuslomakkeiden kautta, verkkosivulla olevilla lomakkeilla, sähköpostitse, puhelimitse, rekisteröitymisen yhteydessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä sekä asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja sivulliselle ilman suostumusta, ellei tietojen luovutukseen ole lain mukaista velvollisuutta. Viranomaisille tietoja luovutetaan lakisääteisissä tapauksissa. Palvelun tuottamiseen käytetään ulkopuolisia palveluntuottajia (verkkokauppa-alustan ylläpito, maksunvälitys, kuljetus, asiakas- ja uutiskirjerekisteri), joille tietoja siirretään vain siltä osin kuin tehtävä vaatii.
Osa käyttämistämme palveluista – Google, Meta, TikTok ja GoHighLevel – voi käsitellä tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa. Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework) tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos näitä tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada itseään koskevat tiedota nähdäkseen. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
10. Tietojen oikaisu ja poistaminen
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen oikaisua tai poistamista rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
11. Ilmoitusvelvoite henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Rekisterinpitäjän on ilmoitettava henkilötietoihin kohdistuvista tietoturvaloukkauksista valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa. Jos loukkauksesta on todennäköisiä haittavaikutuksia rekisteröidylle, on rekisterinpitäjän ilmoitettava tapahtuneesta myös rekisteröidylle.
12. Sähköinen suoramarkkinointi
Antaessasi suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin, tallennamme sähköpostiosoitteesi sähköisen markkinointimateriaalin eli uutiskirjeen lähettämistä varten. Voit koska tahansa perua tilauksesi koskien uutiskirjettä, jolloin poistamme tietosi sähköisen suoramarkkinointimateriaalin vastaanottajalistalta.
13. Tietojen säilytys ja hävittäminen
Asiakasrekisterin tietoja säilytetään asiakassuhteen säilymisen ajan ja noin 4 vuotta sen päättymisestä reklamaatiotapausten hoitoa sekä liiketoiminnan kehittämistarpeita varten. Tilauksiin liittyviä laskutus- ja maksutietoja säilytetään 7 vuoden ajan kirjanpitolain velvoitteiden mukaisesti. Tarpeettomiksi käyneet tiedot hävitetään turvallisesti.
14. Evästeet ja vastaavat tekniikat
Käytämme evästeitä ja vastaavia tekniikoita (esimerkiksi selaimen paikallista tallennustilaa). Välttämättömät evästeet ovat aina käytössä, muut vain suostumuksellasi. Voit muuttaa tai perua suostumuksesi milloin tahansa sivun alareunan Evästeasetukset-linkistä. Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen sitä tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Välttämättömät evästeet
– Verkkokauppa (WooCommerce): ostoskori ja kassa toimivat istuntoevästeiden avulla.
– Evästevalintasi: tallennamme valintasi (eväste kncc_consent, 1 vuosi, sekä sen tekniset kopiot wp_consent_*).
– Suostumuksen kirjaus: kirjaamme valintasi ja sen ajankohdan sekä tunnisteen, joka lasketaan IP-osoitteesta ja selaimen tiedoista yksisuuntaisella tiivisteellä. Itse IP-osoitetta ei tallenneta. Säilytysaika 13 kuukautta.
Analytiikkaevästeet (suostumuksella)
– Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd / Google LLC): kävijätilastot sivuston kehittämiseen. Evästeet _ga ja _ga_*, enintään 2 vuotta.
Markkinointievästeet (suostumuksella)
– Meta-pikseli ja Conversions API (Meta Platforms Ireland Ltd): mainosten tulosten mittaaminen ja kohdentaminen Facebookissa ja Instagramissa. Evästeet _fbp ja _fbc (90 päivää). Kun annat suostumuksen, verkkokaupan palvelin lähettää Metalle myös tiedot sivunkatseluista, ostoskoriin lisäämisestä ja ostoista; henkilötiedot (esim. sähköpostiosoite) välitetään tiivisteenä.
– TikTok-pikseli (TikTok Technology Ltd): mainosten mittaaminen ja kohdentaminen. Evästeet _ttp, _tt_enable_cookie ja ttcsid* (enintään 13 kuukautta).
– Tilausten alkuperän seuranta (WooCommerce): tallentaa, mistä saavuit kauppaan (esimerkiksi mainos, hakukone tai some), ja liittää tiedon tilaukseen. Evästeet sbjs_* (istunto – 6 kuukautta).
Ilman suostumusta näitä palveluja ei ladata, eikä verkkokauppa lähetä niille tietoja.
Upotettu sisältö ja lomakkeet
Sivuilla on upotettuja soittimia ja lomakkeita, jotka latautuvat palveluntarjoajien omilta palvelimilta: YouTube (Google), Spotify, SoundCloud ja Bandcamp sekä uutiskirje- ja arvontalomakkeet (GoHighLevel / LeadConnector). Palveluntarjoajat voivat asettaa omia evästeitään ja kerätä tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Uutiskirje- ja arvontalomakkeet näkyvät aina evästevalinnasta riippumatta, jotta voit liittyä listalle. Lomakkeeseen on liitetty Meta-pikseli, joka mittaa lomakkeen näyttöjä ja lähetyksiä markkinointimme kohdentamista varten; se toimii lomakepalvelun omassa ikkunassa, eikä sivuston evästevalinta ulotu siihen. Uutiskirje- tai arvontalomakkeella antamasi tiedot tallentuvat GoHighLevel-asiakasrekisteriimme.
Maksut ja toimitukset
Maksut käsittelee Paytrail Oyj: maksaessasi siirryt Paytrailin palveluun, joka noudattaa omaa tietosuojaselostettaan. Toimituksiin käytämme Shipit-palvelua ja kuljetusyhtiöitä, joille välitetään toimitukseen tarvittavat tiedot (nimi, osoite ja puhelinnumero).